Kerst & Oud en Nieuw als contactmoment

Rond Kerst ontvangen mensen veel digitale communicatie. Nieuwsbrieven, eindejaarsacties, kerstgroeten, LinkedIn-berichten en automatische e-mails volgen elkaar snel op. Een persoonlijke boodschap kan daardoor gemakkelijk verdwijnen tussen alle andere communicatie.

Fysieke post komt op een andere plek binnen. Onderzoek van JICMAIL laat zien dat direct mail gemiddeld 108 seconden aandacht krijgt gedurende een periode van 28 dagen. Voor zakelijke mail ligt dat zelfs op 150 seconden. Die langere aanwezigheid maakt fysieke post interessant wanneer je wilt dat een boodschap daadwerkelijk wordt gezien en onthouden.

Bron: JICMAIL, The Time We Spend With Mail

Juist bij een bedankmoment is dat relevant. Je probeert iemand niet alleen te bereiken, je wilt laten merken dat er aandacht aan de boodschap is besteed. Een kaart die persoonlijk is geadresseerd en inhoudelijk aansluit bij de relatie voelt anders dan een algemene mailing die naar het volledige adressenbestand wordt gestuurd.

Klanten zijn een logische doelgroep voor een eindejaarskaart. Zeker wanneer iemand gedurende het jaar meerdere keren heeft besteld, al jarenlang klant is of een belangrijke samenwerking met je organisatie heeft.

Je kunt zo'n klant simpelweg bedanken voor het vertrouwen van het afgelopen jaar en prettige feestdagen wensen. Daar hoeft geen kortingscode, aanbieding of commerciële call-to-action tegenover te staan. Juist het ontbreken daarvan kan de boodschap persoonlijker maken.

Voor andere klantgroepen kan een commerciële toevoeging wel passend zijn. Een webshop kan bijvoorbeeld trouwe klanten een persoonlijk kerstcadeau, exclusief voordeel of vroegtijdige toegang tot een januari-actie geven. De relatie met de ontvanger bepaalt welke aanpak logisch is.

December draait binnen bedrijven vaak om klanten, terwijl medewerkers minstens zo belangrijk zijn voor het resultaat van het afgelopen jaar. Een fysieke kaart thuis ontvangen kan een eenvoudige manier zijn om waardering uit te spreken richting het team.

Denk bijvoorbeeld aan een organisatie met vijftig medewerkers verspreid over verschillende locaties. In plaats van één algemene kerstmail vanuit HR ontvangt iedere medewerker thuis een kaart met zijn of haar naam en een persoonlijke boodschap vanuit de organisatie.

Je kunt daarin terugblikken op wat er samen is bereikt, iemand bedanken voor de inzet en vooruitkijken naar het nieuwe jaar. Wanneer medewerkers veel thuiswerken of verspreid door Nederland werken, creëert zo'n kaart bovendien een tastbaar gezamenlijk moment buiten de dagelijkse digitale communicatie.

Ook buiten je eigen organisatie zijn er mensen die hebben bijgedragen aan het afgelopen jaar. Denk aan leveranciers die regelmatig hebben meegedacht, bureaus waarmee je samenwerkt, vaste opdrachtgevers, resellers of andere zakelijke partners.

Een kerstkaart biedt een laagdrempelige manier om die relatie aandacht te geven zonder dat daar direct een nieuwe offerte, afspraak of verkoopgesprek achter hoeft te zitten. Zeker bij langdurige B2B-relaties kan zo'n klein contactmoment bijdragen aan hoe iemand de samenwerking ervaart.

Personalisatie speelt daarbij een belangrijke rol. Alleen een bedrijfslogo en "prettige feestdagen" toevoegen is weinig onderscheidend. Een naam, persoonlijke aanhef of boodschap die aansluit op de samenwerking maakt duidelijk dat de ontvanger bewust is geselecteerd.

Waardering en commercie hoeven elkaar niet uit te sluiten. Voor webshops blijft december een belangrijke verkoopperiode. Volgens Thuiswinkel.org worden tijdens piekdagen rond de feestdagen ruim 2 miljoen pakketten per dag richting Nederlandse consumenten verstuurd.

Bron: Thuiswinkel.org, Feestdagen

Een webshop kan daarom verschillende campagnes naast elkaar draaien. Trouwe klanten ontvangen bijvoorbeeld een persoonlijke bedankkaart zonder verkoopboodschap, terwijl klanten die al langere tijd niets hebben besteld een kerstkaart met een persoonlijke kortingscode ontvangen.

Ook na Kerst ontstaat nog een interessant moment. Een kaart met een nieuwjaarsactie kan klanten richting januari opnieuw activeren. Zo gebruik je dezelfde periode voor verschillende doelen, zonder iedere ontvanger dezelfde boodschap te geven.

Een goede eindejaarscampagne begint daarom met één simpele keuze: wie wil je aandacht geven en waarom? Binnen Sendiment kun je die gedachte vertalen naar vier praktische groepen.

Door deze groepen afzonderlijk te behandelen, voorkom je dat een medewerker dezelfde commerciële kerstboodschap ontvangt als een klant of dat een belangrijke zakenrelatie een generieke kaart krijgt.

Het probleem ontstaat vaak bij de uitvoering. Vijftig kaarten zijn nog met de hand te regelen. Bij honderden of duizenden klanten, medewerkers en relaties wordt adressen verzamelen, personaliseren, printen, frankeren en versturen al snel een flinke klus.

Met Sendiment kun je adressen en klant- of relatiegegevens gebruiken om kaarten op grotere schaal persoonlijk te versturen. Namen en andere gegevens kunnen per ontvanger worden verwerkt, terwijl je verschillende campagnes voor klanten, medewerkers en zakelijke relaties naast elkaar kunt klaarzetten.

Daardoor blijft het persoonlijke karakter behouden zonder dat iemand binnen de organisatie weken bezig is met enveloppen en postzegels. Je bepaalt zelf welke doelgroep welke kaart krijgt, wanneer deze wordt verzonden en of daar bijvoorbeeld een QR-code of persoonlijke kortingscode aan wordt toegevoegd.

Een eindejaarskaart hoeft uiteindelijk geen ingewikkelde campagne te zijn. Een oprechte bedankboodschap aan een medewerker, klant of zakenrelatie kan op zichzelf al voldoende reden zijn om iets te versturen.

Voor organisaties die december ook commercieel willen benutten, kunnen daar gerichte klantcampagnes naast bestaan. Het belangrijkste verschil zit in de intentie: bepaal per ontvanger waarom je contact zoekt en pas daar de boodschap op aan.

Met Sendiment kun je beide combineren. Van een persoonlijke kerstgroet aan je medewerkers tot duizenden gepersonaliseerde kaarten voor klanten en relaties. Zo sluit je het jaar af met aandacht voor de mensen die eraan hebben bijgedragen.